strumenti e tecnologie

Restiamo connessi

Il tema della collaborazione distribuita è sempre stato importante, ed è uno dei primi contesti applicativi pensati per le tecnologie Internet. Sono davvero numerose le soluzioni disponibili e non abbiamo le forze o l’ambizione di fornire una lista completa. Aiutaci segnalandoci sistemi e soluzioni con una mail o, meglio ancora, facendo una una pull-request.

In condizioni normali avremmo suggerito sistemi open source (anche perchè alcuni sono davvero interessanti), ma lo scarso tempo disponibile e la necessità di trovare le soluzioni adatte anche a chi ha minima manualità con la tecnologia ci hanno costretto ad orientarci in modo differente.

Call e Video-conferenza

Gli strumenti per le video-conferenze non sono molto diversificati. Tutti impiegano protocolli e tecnologie molto simili.

Strumenti Personali. Alcuni strumenti sono orientati ad un utilizzo personale. Sono semplici da usare e normalmente sono gratuiti. Le soluzioni permettono videocall con un numero limitato di utenti e possono operare solo tramite Internet. Per accedere al sistema gli utenti possono utilizzare un browser sul PC o un’app installata sullo smartphone. In alcuni casi l’accesso tramite browser può richiedere di installare un plugin e normalmente necessitano di una sottoscrizione.

Questo tipo di soluzione è adatta a piccoli gruppi di lavoro o a freelance.

Strumenti Professionali. Sono molteplici gli strumenti orientati all’impiego professionale. Normalmente richiedono il pagamento di una quota mensile dell’ordine della decina di Euro per l’accesso al servizio. Il pagamento è richiesto solo per gli utenti che organizzano i meeting, mentre l’accesso al servizio è gratuito per gli altri partecipanti. Il Ministro per l’Innovazione Tecnologica e la Digitalizzazione ha raccolto offerte per l’accesso a questi strumenti a titolo gratuito.

A differenza delle soluzioni personali, le soluzioni professionali consentono l’organizzazione di videocall con centinaia di partecipnti. Inoltre i partecipanti possono prendere parte alla call via Internet tramite browser, applicazione o app mobile, oppure tramite telefono. La possibilità di usare connessioni telefoniche è particolarmente importante e consente di superare problemi di connettività o di manualità di alcuni collaboratori.

I più diffusi strumenti per la videochiamata professionali sono:

  • Google Hangouts meet è disponibile per chi ha un account “pro” di Google Suite: è possibile per le aziende. Il costo dell’intera suite professionale di google, detta G-suite, è di 4.68 Euro/mese per account.
  • Zoom è uno strumento per la video conferenza molto popolare. Anche nel caso di Zoom è possibile l’accesso telefonico alle call. Il costo del sistema anche in questo caso è modesto. Esiste un piano free che consente riunioni uno ad uno di durata illimitata. Questo piano permette anche riunioni di un numero di partecipanti che può arrivare a 100, che però possono durare un massimo di 40 minuti. I piani professionali hanno un costo che parte dai 13.99 Euro/mese per host e permettono riunioni di durata arbitraria con numeri di partecipanti crescenti (100 per contratto pro, 300 per contratto business, 500 per contratto enterprise).
  • Cisco Webex è una soluzione molto popolare in ambienti professionali e consente video conferenze di buona qualità operando tramite telefono o tramite Internet. Esistono anche per questo prodotto fasce di prezzo differenti: l’offerta per servizi personali è gratuita e permette videoconferenze di durata illimitata con sino a 100 partecipanti ma non è integrata con i servizi di telefonia. L’offerta professionale parte invece da 12.85 Euro/mese e consente meeting di durata arbitraria (sia via Internet che via telefono) a partire da 50 partecipanti.

Editing Collaborativo

Sono molti gli strumenti che forniscono supporto per l’editing collaborativo di documenti di testo, slide e fogli di calcolo. Gli strumenti disponibili permettono a più colleghi di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento e di esportare il lavoro nei formati più comuni (es. doc, docx, odt, ppt, pptx, ecc.).

Normalmente le soluzioni richiedono di pagare una modesta fee mensile per ogni utente. Una lista degli strumenti più diffusi è la seguente:

  • Google G Suite. Il costo dell’intera suite professionale di google, detta G-suite, è di 4.68 Euro/mese per account. Ma esiste anche una versio e gratuita del pacchetto che, pur garantendo il medesimo livello di qualità della versione professionale, è destinata ad un utilizzo di natura personale.
  • Microsoft Office 365 è uno strumento molto diffuso. Le licenze professionali partono da 8.80 Euro + IVA. Il sistema comprende la versione on-line dei principali strumenti di Microsoft: Word, Excel, Powerpoint, Access. A seconda del piano tariffario scelto potrebbero essere compresi ulteriori strumenti quali: Sharepoint, Teams, Exchange, OneDrive. Esiste anche una versione dedicata a’uso personale che costa 69 Euro/anno.
  • Zoho Docs è un sistema che ha forti analogie con la Google G suite o Microsoft Office 365. Il sistema è pensato per una utenza professionale anche se offre un accesso freemium.
  • Collabora è una soluzione open source analoga all’offerta di Google G suite. La soluzione opera con NextCloud, e si segnala per l’elevata qualità dell’interfaccia e dell’applicazione. Questa applicazione non richiede quindi il pagamento di alcuna fee e può fornire supporto per tutti gli impiegati di una piccola o media impresa.
  • Etherpad permette di lavorare in collaborazione con altri a un documento condiviso. Può essere installato su un proprio server, oppure si possono utilizzare alcune istanze gratuite: Fairkom, Framasoft.
  • Ethercalc è un progetto open source che può essere installato su un proprio server. Ethercal che permette di condividere fogli elettronici con i colleghi.

Storage su cloud

Esistono molti strumenti che possono essere impiegati per la condivisione di file. Le soluzioni che elenchiamo nel seguito consentono di gestire (in acluni casi anche modificare documenti). I documenti possono essere condivisi e il loro accesso può essere ristretto ai collaboratori e/o ai clienti.

Oggi le soluzioni disponibili sono integrate tutte con applicazioni in ambiente mobile, perché sono nate con l’idea di permettere il lavoro distribuito per utenti nomadici che richiedono di accedere a file e documenti ovunque si trovino, ed in qualunque momento.

Le soluzioni professionali richiedono il pagamento di una piccola fee mensile. Le più comuni sono elencate sotto.

Un sistema particolarmente interessante è next cloud. È un sistema open source che può essere installato con molta semplicità. L’interfaccia è assolutamente simile a quella dei prodotti commerciali, e offre un servizio di WebDAV che consente di montare l’archivio come se fosse parte del file system.

Altre Risorse